企业档案汇集了企业的财务、业务以及人力资源等方面重要信息，是档案工作人员整理的第一手资料，因此，它是企业的核心资产。解决档案管理问题，并深入挖掘、利用档案资源，可以提升企业的管理水平，创造更多的发展机会。

企业档案管理普遍存在的问题

收集和利用档案不充分。在部分企业中，档案的收集和利用常常被忽视或处理不当。一些企业会注重收集和保管重要档案，但却忽视了次要档案，这可能导致一些有价值的信息被遗漏，影响决策、研发和营销等方面的工作。在档案的利用方面，许多企业往往不具备深入挖掘和利用档案资源的意识，员工只会简单地查阅档案，没有尝试从更深层次去利用这些档案。这种做法限制了档案作用的发挥，以至于不能为企业决策提供更多的支持。

缺乏统筹规划。在企业档案管理中，缺乏统筹规划是共性问题。企业缺乏有效的信息共享机制和协作机制，各部门档案就可能会出现重复收集、冗余存储的问题，这种各自为政的管理方式不仅导致档案管理的效率低下，还增加了企业管理成本。正是由于企业没有制定统一的档案管理标准和规范，各部门才会在档案收集、存储、整理和利用过程中，仅根据自己的理解和需要进行操作。同时，由于缺乏有效的信息共享机制，一些重要的档案信息可能无法被充分利用，这同样也限制了企业档案价值的发挥。

信息化水平不高。大部分企业的档案仍然是纸质形式，这使得档案信息的存储、检索和共享变得较为困难。纸质档案不仅占据了大量的存储空间，而且在检索和共享时也存在诸多不便。尽管许多企业已经认识到档案管理的重要性，并尝试引入数字化管理系统，但总体来看，企业档案管理信息化水平仍然不是很高。由于缺乏有效的数字化管理系统，纸质档案容易被篡改或是丢失，因而其信息的准确性也会受到一定影响。

缺少档案管理专业人才。档案管理需要相关人员掌握一定的专业知识和技能，因此，拥有专业档案管理人员的企业往往能更好地管理和利用档案资源。然而，许多企业都会存在缺乏档案管理专业人才的问题。这不仅可能导致档案的整理、分类、保管和数字化工作的效果不佳，更会影响档案管理的质量和效率。

档案管理数字化的重要性

档案管理数字化是指将纸质档案转换为电子格式，并通过信息技术手段进行存储、检索、传输和管理的一种方式。它依托先进的数字技术和计算机网络，利用扫描仪、文本识别工具、存储工具等硬件设备，以及各类软件系统，将传统的纸质档案进行数字化并做集中管理。档案管理数字化的主要目的是提高档案的处理效率和可靠性，将纸质档案数字化后，员工就可以快速检索档案全文、进行内容定位以及实现多维查询，大大提高了查找和利用信息的效率。

档案管理数字化可以减少或避免纸质档案的损毁、灭失等风险，保障企业重要信息的安全。纸质档案容易受到火灾、水灾、虫蛀等不可抗力因素的破坏，也可能由于人为疏忽或失误导致文件缺失或丢失。